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Kurze Texte für den Betrieb und für Mitarbeiter. Suchen Sie oben, oder springen Sie zum Abschnitt.
Legen Sie zuerst den Standort an. Ohne Ort weiß das System nicht, wo gestempelt wird.
Dann eine Schichtvorlage: Beginn, Ende, Pause. Der Plan braucht diese Vorlage.
Danach die Mitarbeiter. Jeder bekommt einen eigenen Link. Erst der Link, dann kann das Team stempeln.
Diese Reihenfolge spart Nacharbeit. Ein Mitarbeiter ohne Standort und Vorlage kann nicht sauber geplant werden.
Bestätigung heißt: das Gerät prüft, ob der Stempel wirklich am Arbeitsort entsteht.
Keine: nur die Uhrzeit zählt. Gut fürs Büro, wenn alle am selben Rechner sitzen.
GPS: das Handy liest den Ort nur im Moment des Stempelns. Gut für Baustelle und Hausbesuch.
Bildschirm-Code: ein Tablet zeigt einen wechselnden Code. Der Mitarbeiter scannt ihn. Gut für Praxis und Filiale.
Code plus GPS: beides. Wenn jemand den Code fotografiert und von zu Hause stempelt, fällt das auf.
Ein Anzeige-Gerät ist ein Tablet oder PC am Eingang. Es zeigt den Code zum Stempeln.
Wer kein Handy mitbringt, stempelt dort mit Vorname und PIN. Der Stempel gilt wie am eigenen Gerät.
Dauerbetrieb: das Gerät bleibt den ganzen Tag an. Für ein Tablet an der Wand.
Auf Abruf: der Code erscheint nur, wenn jemand stempeln will. Für einen Arbeits-PC, den Sie sonst zum Arbeiten nutzen.
Den Link einmal öffnen und als Startbildschirm speichern. Dann startet das Gerät immer direkt in der Anzeige.
Legen Sie den Menschen mit Vor- und Nachname an. Dann senden Sie den persönlichen Link.
Der Mitarbeiter vergibt selbst eine PIN. Sie sehen die PIN nie — auch nicht beim Zurücksetzen.
Pausieren: der Zugang ruht, die alten Zeiten bleiben. Beenden: Austritt mit Datum, der Mensch erscheint nicht mehr im Plan.
Neuer Zugang: alter Link wird ungültig, Sie schicken einen neuen. Nötig bei Handy-Wechsel oder wenn der Link verloren ging.
Mitarbeiter-Ansicht: Sie sehen die App wie der Mitarbeiter, ohne dessen Handy. Bei echten Leuten nur lesen. TEST Modus zum Ausprobieren — dort wird alles gespeichert.
Merkmale (Einstellungen → Team) sind Arbeitsmittel: Auto, Führerschein, Schulung, Schlüssel. Nicht erlaubt: Gesundheit, Religion, Herkunft, Familienstand, Schwangerschaft. Sie stehen nie im Wand-PDF und nie in der App der Kollegen.
Eine Rolle ist die Aufgabe in der Schicht, zum Beispiel Service oder Küche.
Bedarf heißt: wie viele Menschen mit welcher Rolle Sie brauchen — nicht nur je Schicht, sondern je Uhrzeit.
Beispiel: Samstag ab 17 Uhr zwei Kellner. Fehlt einer, sehen Sie die Lücke sofort.
Leer oder null bedeutet: kein Soll, keine Warnung. Erst wenn Sie Zahlen eintragen, warnt das System bei Unterbesetzung.
Abweichungen für einen einzelnen Tag ändern Sie im Plan, ohne den Wochen-Bedarf zu zerstören.
Vorlagen sind fertige Schichten: Früh, Spät, Bereitschaft. Einmal bauen, oft nutzen.
Ein Muster wiederholt die Woche. So legen Sie ein Quartal in wenigen Minuten, ohne jeden Montag neu zu klicken.
Mehrere Tage markieren und kopieren spart Zeit. Die Vorwoche lässt sich übernehmen.
Solange Sie nicht veröffentlichen, bleibt der Plan ein Entwurf. Das Team sieht ihn erst nach Ihrer Freigabe.
Vor der Freigabe warnt das System bei ArbZG: zu lange Arbeit, fehlende Pause, zu kurze Ruhe, Sonntagsarbeit.
Das PDF hängt im Pausenraum. Es zeigt die Woche, nicht die gestempelten Minuten.
Sie öffnen eine Sammelrunde und legen fest, von wann bis wann Wünsche möglich sind.
Vor dem Start sehen Mitarbeiter nichts. Nach der Frist ist die Runde zu — Abgegebenes bleibt lesbar, aber nicht mehr änderbar.
Mitarbeiter sagen: ich kann, lieber nicht, oder ich kann nicht. Speichern geht immer, nichts ist Pflicht.
Dann rechnen Sie den Vorschlag. Das System setzt Menschen auf freie Plätze und begründet, warum.
Fairness steht in Prozent je Person. Wer oft zurückstecken musste, kommt als Nächstes zuerst dran.
Sie prüfen Lücken. Erst wenn Sie übernehmen und veröffentlichen, sehen die Mitarbeiter den Plan.
Ohne Übernahme bleibt der alte Plan. Nichts wird still überschrieben.
Zwei Mitarbeiter einigen sich. Danach entscheiden Sie.
Erst Ihre Freigabe ändert den Plan. Ein Angebot allein reicht nicht.
Abgelehnte Tausche bleiben nachvollziehbar. Nichts verschwindet.
Den Schalter finden Sie unter Einstellungen → Was Mitarbeiter dürfen.
Fällt jemand aus, tippen Sie auf Vertretung suchen. Die App fragt, wer einspringen kann.
Kollegen sehen weder den Namen noch den Grund. Nur: Schicht gesucht, Tag und Zeit.
Wer zusagt, übernimmt die Schicht. Die Fairness-Punkte zählen mit.
Den Schalter finden Sie unter Einstellungen → Was Mitarbeiter dürfen.
Krank: der Mitarbeiter meldet, Sie sehen es sofort. Oft braucht es später ein Attest.
Urlaub: erst Antrag, dann Ihre Entscheidung. Der Resturlaub zählt Arbeitstage, nicht Wochenenden.
Resturlaub aus dem Vorjahr bleibt bis 31. März, wie das Bundesurlaubsgesetz es vorsieht. Danach verfällt der Übertrag.
Stundenweise frei: Arzttermin oder Behörde — nur das Fenster, nicht der ganze Tag. Sie entscheiden, ob bezahlt.
Freizeitausgleich ist eine eigene Art. Er geht vom Zeitkonto ab, nicht vom Urlaub.
Betriebsferien gelten für den ganzen Standort. Sperrzeiten blockieren neue Urlaubsanträge in einem Zeitraum.
Aufgehobene oder abgelehnte Zeiten bleiben im Nachweis sichtbar. Es wird nichts gelöscht.
Kleiner Fehler am selben Tag: im Tagesbild Beginn, Ende oder Pause ändern. Immer mit Grund.
Vergessenes Kommen oder Gehen: der Mitarbeiter beantragt Nachtrag. Sie genehmigen oder lehnen ab.
Offener Dienst: Sie setzen den Feierabend. Das System schreibt, dass Sie ihn gesetzt haben.
Überstunden und ungeplante Zeit gehören in Entscheidungen — nicht still in die Lohnzahl.
Offene Karten sind Arbeit, die noch nicht im Lohn steckt. Zum Beispiel Überstunden oder ein Tausch.
Vor dem Monatsende sollten die Karten leer sein. Sonst weicht der Lohnbericht vom Erfassten ab.
Anerkennen heißt: die Zeit zählt für den Lohn. Nicht anerkennen heißt: sie bleibt erfasst, aber ohne Lohn.
Jede Entscheidung speichert wer, wann und warum. Ein Prüfer kann das später lesen.
Lohnbuchhaltung: jeden Monat. Eine Zeile je Mitarbeiter — Ist, Soll, Saldo, Fehltage, Betrag. Das ist die Liste für die Abrechnung.
Stundenzettel: ein Blatt je Person zum Unterschreiben. Kommen, Gehen, Pause, Soll und Saldo.
Nachweis: nur bei einer Prüfung durch Zoll oder Gewerbeaufsicht. Alle Änderungen, auch abgelehnte. Für den Monat nehmen Sie den Lohnbericht.
Projektbericht: Stunden je Standort oder Baustelle. Abwesenheiten: Krank und Urlaub im Zeitraum. CSV für Excel, PDF zum Ablegen.
Wenn der Monat in der Abrechnung steht, schließen Sie ihn ab. Danach ändert niemand still die Zahlen.
Korrekturen nach dem Abschluss brauchen einen Grund und stehen extra im Protokoll.
Erst abschließen, wenn die Karten unter Entscheidungen leer sind. Sonst weicht der Lohnbericht ab.
Plus und Minus laufen auf einem Konto je Person. Sie setzen eine Ober- und eine Untergrenze.
Freizeitausgleich geht von diesem Konto ab, nicht vom Urlaub.
Der Schalter steht unter Einstellungen. Standard ist aus — nur einschalten, wenn der Betrieb es braucht.
Der Haupt-Zugang sieht alles. Weitere Chefs legen Sie unter Einstellungen → Zugänge an.
Jedes Recht ist einzeln: planen, Zeiten korrigieren, Berichte, Einstellungen.
Ein Standortleiter sieht nur seinen Standort. Die anderen Filialen bleiben unsichtbar.
Löhne sieht nur, wer das Recht ausdrücklich hat.
Unternehmen: Name, Logo, Testbetrieb. Testbetrieb zeigt nur Ihnen einen Hinweis — nicht dem Team.
Was Mitarbeiter dürfen: jeder Schalter blendet eine Funktion in der App aus, wenn er aus ist.
Benachrichtigungen: wer worüber eine Meldung bekommt. Der Kurzbericht an Sie kommt per Push oder Mail — nur Auffälliges.
Rollen: Aufgaben im Plan. Zugänge: weitere Chefs. Arbeitszeit: Pause nach Gesetz, früher stempeln, Verspätung.
Ihre Benachrichtigungen: Mails an Sie. Rechtliches: Impressum und Verträge der Firma.
Änderungsprotokoll: nur der Haupt-Zugang sieht, wer was geändert hat. Niemand kann Einträge löschen.
Beim Anlegen wählen Sie Minijob. Das System rechnet mit der gesetzlichen Grenze.
Bevor eine Schicht die Grenze reißt, kommt eine Warnung. Sie entscheiden, ob Sie trotzdem planen.
Im Monat sehen Sie, wie viel noch bleibt. Nicht erst, wenn es zu spät ist.
ArbZG: Arbeitszeitgesetz. §3 Höchstarbeitszeit, §4 Pause, §5 Ruhezeit, §9 Sonntagsruhe. Das System weist Verstöße vor der Veröffentlichung aus.
MiLoG: Mindestlohngesetz. Der Nachweis muss Beginn, Ende und Pause zeigen — und Korrekturen mit Grund.
BUrlG: Resturlaub aus dem Vorjahr bleibt bis 31. März. Danach verfällt der Übertrag.
Aufbewahrung: Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre halten.
Betriebsrat: wenn es einen gibt, muss er die Einführung kennen. Fragen Sie Ihre Beratung.
Datenschutz: GPS nur beim Stempel, nicht dauernd. PIN sieht nur der Mitarbeiter. Server in Deutschland.
Öffnen Sie den Link, den Ihr Betrieb geschickt hat. Einmal reicht.
Wählen Sie vier Zahlen als PIN. Die merken Sie sich. Ihr Chef sieht sie nicht.
Am Handy: Teilen oder Menü, dann „Zum Startbildschirm“. Danach öffnet sich die Stempel-Seite wie eine App.
Keine App aus dem Store. Kein Passwort per Mail.
Halten Sie den großen Knopf etwa eine Sekunde. Kurz tippen zählt nicht. So gibt es weniger Fehlbuchungen.
Wenn Ihr Ort einen Code hat: zuerst den Code auf dem Bildschirm scannen, dann stempeln.
Ohne Netz speichert das Handy den Stempel. Sobald Netz da ist, geht er von allein raus.
Sie sehen Start, Pause, Weiter und Ende. Ein Knopf, vier Schritte.
Pause: Knopf auf Pause. Weiter: Knopf auf Weiter. Die Pause liegt zwischen zwei Arbeitszeiten.
Feierabend: Knopf auf Ende. Dann ist der Tag zu.
Wenn Sie Ende vergessen, erinnert die App. Der Chef kann den Dienst auch schließen.
Eine gesetzliche Pause kann automatisch abgezogen werden, falls Ihr Betrieb das so eingestellt hat.
Unter Meine Zeiten sehen Sie Ihre Tage: Kommen, Gehen, Pause.
Soll ist die Zeit aus Ihrem Vertrag. Ist ist die anerkannte Arbeitszeit.
Saldo ist Ist minus Soll. Plus heißt: Sie haben mehr. Minus heißt: weniger.
Wenn der Betrieb ein Zeitkonto nutzt, laufen Plus und Minus dort — mit einer Ober- und Untergrenze.
Resturlaub sind die Urlaubstage, die noch offen sind. Geplant zählt schon, genommen ist verbraucht.
Resturlaub aus dem Vorjahr gilt bis 31. März. Danach ist er weg.
Krank: in der App melden. Ihr Chef sieht es sofort. Attest später abgeben, wenn der Betrieb das will.
Urlaub: Zeitraum wählen und beantragen. Erst wenn der Chef sagt ja, zählt der Urlaub.
Stundenweise frei: Arzttermin oder Behörde — nur von-bis, nicht der ganze Tag.
Freizeitausgleich: geht vom Zeitkonto ab, nicht vom Urlaub. Nur wenn der Betrieb das Zeitkonto an hat.
Abgelehnt bleibt sichtbar. Sie bekommen eine Nachricht, sobald entschieden ist.
Wenn der Punkt in der App fehlt, hat der Betrieb ihn ausgeschaltet. Dann bitte den Chef fragen.
Vergessenes Stempeln können Sie beantragen: Kommen, Gehen oder länger gearbeitet.
Schreiben Sie kurz, warum. Ohne Grund geht der Antrag nicht.
Der Chef prüft. Erst nach Ja steht die Zeit in Ihren Stunden.
Wenn der Punkt fehlt, ist Nachtrag in Ihrer Firma aus. Dann den Chef direkt bitten.
Wenn der Chef eine Runde öffnet, erscheint sie in der App — mit Frist oben.
Sagen Sie je Tag: ich kann, lieber nicht, oder ich kann nicht. Nichts ist Pflicht.
Nach dem Speichern steht „Gespeichert“. Sie können bis zur Frist noch ändern.
Nach der Frist bleibt Ihre Abgabe lesbar, aber nicht mehr änderbar.
Wünsche sind kein Plan. Der Chef macht daraus den Dienstplan.
Bieten Sie Ihre Schicht an. Ein Kollege kann annehmen.
Danach entscheidet der Chef. Vorher ändert sich der Plan nicht.
Zurückziehen geht, solange noch nicht entschieden ist.
Wenn Tausch in der App fehlt, ist er in Ihrer Firma aus.
Wenn jemand ausfällt, kann die App fragen, ob Sie die Schicht übernehmen.
Sie sehen Tag und Zeit — nicht, wer fehlt, und nicht warum.
Zusagen oder ablehnen. Ablehnen hat keine Folgen.
Wenn der Punkt fehlt, ist Einspringen in Ihrer Firma aus.
Der Betrieb sieht Stempel, Pausen, Anträge und den Plan. Das braucht er für Lohn und Nachweis.
Ihre PIN sieht niemand im Betrieb. GPS wird nur beim Stempel gelesen, nicht den ganzen Tag.
Kollegen sehen Ihren Namen im Teamplan, nicht warum Sie fehlen.
Krank-Grund und Wunsch-Notiz gehen an den Chef, nicht an die ganze Firma.
Ihr Betrieb kann Ihre Ansicht einsehen — nur lesend, jede Einsicht wird protokolliert.
